چگونگی توسعه ارتباطات در پروژه های ساخت و ساز

0
طرح ارتباطی

ارتباطات موثر به عنوان یکی از عوامل اصلی موفقیت در مدیریت پروژه می باشد. تحقیقاتی که در این زمینه انجام شده است، نشان می دهد که سازمان هایی که از ارتباطات موثر برخوردارند، ۸۰ درصد از پروژه را طبق اهداف برنامه ریزی شده، پیش برده اند. این آمار در مقایسه با شرکت هایی که به لحاظ ارتباطات ضعیف می باشند، ۵۴ درصد بیشتر است. این آمار، اهمیت ارتباطات در پروژه های ساخت و ساز نشان می دهد. بنابراین همه پروژه ها بایستی به دنبال داشتن یک طرح ارتباطی برای پیشبرد اهداف خویش باشند.

دیگر مطالعاتی که در این حوزه انجام شده است، نشان می دهد که مدیران پروژه موفق، تقریباً ۹۰ درصد زمان خود را صرف ارتباطات مرتبط با پروژه می کنند. اولین گام در ایجاد فرهنگ بهره وری و کسب نتایج بهتر در هر پروژه ای، معرفی یک فرآیند ارتباطی موثر از همان ابتدای برنامه ریزی می باشد.

ساختار یک طرح ارتباطی

طبق استاندارد جدید، یک طرح ارتباطی باید تعیین کند که هر کسی به چه اطلاعاتی نیاز دارد، چه زمانی به آن اطلاعات نیاز دارد و چگونه این اطلاعات باید تأمین شود.

مدیری که مسئولیت طرح ارتباطی را بر عهده دارد باید مواردی را که در ادامه به آنها خواهیم پرداخت، تعیین نموده و با کسانی که درگیر پروژه هستند، به اشتراک بگذارند: سهامداران پروژه چه کسانی هستند، موارد ارتباطی در طول دوره عمر پروژه چه چیزهایی هستند و چه کسی مسئول انتقال اطلاعات می باشد.

۱-سهامداران

اولین گام در برنامه ریزی، مشخص نمودن لیست تمامی سهامداران پروژه می باشد. سهامداران همه افرادی هستند که درگیر پروژه هستند، از قبیل مشتریان، پیمانکار عمومی، مهندس، معمار، مدیر پروژه، تأمین کننده خدمات و … . با وجود این لیست، برنامه ریز می تواند به موضوعات عمومی که باید اطلاع رسانی شود، بیندیشد. موضوعاتی از قبیل پیشرفت پروژه، اجرای آن، چالش های پیش رو، تغییرات مشخص، وضعیت بودجه و مهلت زمانی.

۲-موارد ارتباطی

بعد از تعیین موضوعات ارتباطی اصلی و نیازمندی های هر سهامدار، می توان اقدامات لازم برای به اجرا در آوردن برنامه ارتباطی را آغاز کرد. هر مورد ارتباطی که موفقیت پروژه را تحت تأثیر قرار دهد بایستی در لیست قرار گرفته و دسته بندی شود. برخی موارد همیشگی هستند و بایستی به طور روزانه یا هفتگی تکرار شوند، برخی موارد همیشگی نبوده و گه گاه پیش می آیند، مانند گزارش یک حادثه غیرمنتظره در طول پروژه. در یک محیط کاری، برخی از موارد عبارتند از:

جمع آوری اطلاعات

هنگامی که فردی در حال برقراری ارتباط می باشد، نیاز به جمع آوری اطلاعات از دیگران دارد.

گفتگو و مکالمه

افرادی که درگیر پروژه هستند، نیاز دارند تا با همدیگر بحث و گفتگو کنند تا بهترین راه مواجهه با مشکلات و ریسک ها را پیدا کنند.

تصمیم گیری / اقدام

هنگامی که فردی ارتباط برقرار می کند، انتظار دارد طرف مقابل در پاسخ به این ارتباط، تصمیم گیری نموده یا اقدامی انجام دهد.

با داشتن هدف، برنامه ریز می تواند راه ایده آل برای دستیابی به نتیجه ای که از ارتباطات انتظار دارد، دست یابد. اشکال اصلی ارتباطات به صورت کلامی، غیرکلامی و یا چیزی بین این دو می باشد. برخی از راههای برقراری ارتباط در محیط کاری عبارتند از: ارتباطات بین فردی، اطلاعیه ها، جلسات و گزارش ها.

۳-مسئولیت ها

طرح ارتباطی باید مشخص کند که برای ارتباطات در هر مرحله و در هر موقعیت، چه کسی مسئول است. دو گزینه دیگر برای هر ارتباطی، تعداد تکرار آن (روزانه، هفتگی و بر اساس موقعیت) و کانالی که باید مورد استفاده قرار بگیرد می باشد (ارتباطات مستقیم، ایمیل، تماس تلفنی، ارسال پیام، عکس یا ویدئو).

هنگامی که نوع راه ارتباطی مشخص شد، برنامه ریز بایستی فرستنده و دریافت کننده را تعیین کند. بنا به هر موقعیتی، شخصی مسئول انتقال پیام خواهد بود که آن را به چه کسی و از چه راهی بفرستد. هنگام مشاهده موقعیت های مختلف، بسیار مهم است که به محیط و منابع موجود توجه کنیم.

بهینه سازی ارتباطات به عهده برنامه ریز می باشد و برنامه ریز بایستی ارتباطات را به عنوان یک مرجع در موقعیت های آینده و به منظور ارزیابی امور، به گونه ای ثبت و ضبط نماید.

ارتباط بین دفتر کار و محل ساخت و ساز

در بخش ساخت و ساز، افراد اساساً در دو محیط جداگانه بر روی پروژه ها کار می کنند: دفتر کار و محل ساخت و ساز. مطالعات نشان می دهند که ۸۰ درصد فعالیت ها و هزینه ها در محل ساخت و ساز اتفاق می افتد. در بسیاری از شرکت ها، اکثر تصمیمات در مورد برنامه ریزی، کنترل بودجه و تخصیص منابع در دفتر کار اتفاق می افتد.

نقل قول معروفی از معماری به نام لوسیو کاستا در زمینه برنامه ریزی وجود دارد که می گوید: “تنها چیزی که در برنامه ریزی تضمین شده است، چیزی هست که با وجود اینکه برنامه ریزی شده است، هرگز اتفاق نیفتاده است.” حوادث غیرمنتظره همواره در محل ساخت و ساز اتفاق می افتند و توانایی و اثربخشی در تصمیم گیری برای این احتمالات، تعیین کننده موفقیت یا شکست پروژه می باشد.

افزودن دیدگاه

لطفا دیدگاه خود را بنویسید
لطفا نام خود را وارد کنید

This site uses Akismet to reduce spam. Learn how your comment data is processed.