روشهای اطلاع رسانی در جریان نمایشگاه

0

در این شماره از ماهنامه ساخت و ساز در بخش آموزش شرکت در رویداد قصد داریم تا به موضوع نحوه دعوت از مشتریان به نمایشگاه و شیوه اطلاع رسانی برای شرکت در نمایشگاه بپردازیم. طبق قاعده محل قرارگیری غرفه در نمایشگاه باید از حداقل یک ماه پیش از آغاز رویداد مشخص شده باشد تا اطلاعات کافی برای دعوت در اختیار شرکت ها قرار گیرد. با توجه به معضل جانمایی در نمایشگاه های ایران باید برنامه ای ویژه و گام به گام برای این موضوع پیش بینی کرد تا روند دعوت انجام شود.

یکی از روش های مرسوم اطلاع رسانی برای حضور در نمایشگاه انتشار آگهی و اعلام نشانی غرفه در نمایشگاه از طریق رسانه ها و نشریات تخصصی است که مشتریان و متولیان اصلی بازار مورد نظر مطالعه می کنند و جزئیات آن را پیگیر هستند.موضوع  نمایشگاه از اساس این پتانسیل را در خود دارد تا در قالب ظرفیتی مستعد برای ایجاد ارتباط مجدد، هم کلامی با مشتریان  قدیمی و مخاطبان مورد نظر یا در راستای خبر رسانی برای شرکت ها و تبلیغات برای برند مطرح شود. روش های رسانه ای یا ابزار روابط عمومی در جریان اطلاع رسانی از حضور در نمایشگاه به شما کمک می کند تا در حین و پس از رویداد یاد شده از مزایای حضور در این بستر تخصصی و ویژه بهره مند باشید. برگزاری نشست های خبری و دعوت از مدیران مختلف برای شرکت در آن خبرسازی  گسترده ای برای شما  به ارمغان خواهد  آورد  که  البته مستلزم هزینه های بیشتر است. گزارش از شیوه حضور در نمایشگاه، معرفی محصولات جدید، برنامه فروش جدید و… در این نشست خبری بی تردید با انتشار بسیار بالا و بازخورد مطلوبی همراه خواهد شد. البته این تنها شیوه در این راستا نیست و مسیرهای کم هزینه تری نیز وجود دارد که در ادامه به آنها اشاره خواهد شد. درج دعوتنامه یا آگهی در یک نشریه که در رابطه با معرفی نمایشگاه، محل قرار گرفتن غرفه و ابعاد حضور برند نیز موضوعاتی در برداشته باشد، یکی از این شیوه هاست. همچنین این روش ممکن است در دل رپورتاژی خبری مبنی بر معرفی محصول یا خدماتی نو در بستر رسانه یاد شده به چاپ برسد. لازم به ذکر است که از معرفی محصول یا خدمات جدید در نمایشگاه به عنوان شیوه ای ایده آل یاد می شود که ضمن اعتبار بخشی به نام برند، به خودی خود در جریان بهبود روابط و توسعه فروش کمک شایانی خواهد کرد. در صورتیکه محصول یا شاخص جدیدی هم زمان با حضور در نمایشگاه در اختیار ندارید، پیشنهاد می شود پروموشن یا برنامه فروش ویژه ای برای نمایشگاه در نظر داشته باشید. در راستای اهداف گفته شده حتماً از نشریات و  وب سایت های تخصصی دعوت کنید تا از غرفه شما در نمایشگاه بازدید کنند. زمان مشخصی را برای این نمایندگان رسانه در نظر بگیرد و نسبت به محصولات خود و برنامه های تولید و فروش به آنان اطلاع رسانی کنید. در نهایت از آنها بخواهید که این مطالب را در قالب گزارش رپورتاژ از محصولات شما تنظیم کنند تا موج مثبتی در رسانه ها برای برند شما جریان پیدا کند.

بسیاری بر این باورند که ارسال کارت دعوت برای حضور در نمایشگاه  وجهه خوبی ندارد و قدیمی شده است. باید توجه داشته باشیم که ارسال دعوتنامه و پاکت دعوت همچنان برای بسیاری از مخاطبان جذاب است و به طور قطع از سوی شخص مدیر عامل بررسی می شود. بنابراین طراحی و چاپ کارت دعوت اختصاصی از سوی شرکت شما برای مشتریان بسیار مناسب و مفید خواهد بود. طراحی مناسب و انتخاب کیفیت مطلوب دراین زمینه اهمیت فراوانی دارد. این در حالی است که با توجه به امکان ارسال کاتالوگ محصولات جدید باید توجه زیادی به کیفیت چاپ و کاغذ آن داشت.از آنجا که برنامه ریزی حضور در نمایشگاه حدود ۳ ماه پیش از رویداد انجام می شود در نتیجه باید در وقت مقتضی اقدامات لازم برای طراحی و چاپ کارت های دعوت صورت پذیرد. طراحی مناسب و شایسته برای برند شما نه تنها از منظر بازخورد مثبت حین نمایشگاه، بلکه در زمینه فروش محصولات نمود عینی خواهد داشت. بنابراین طبق جدول زمانی مناسب، کارتها طراحی و سپس آدرس و مشخصات غرفه در مرحله بعد به آن اضافه شود. در این زمینه توجه داشته باشید که انتخاب زمان مناسب ارسال کارت دعوت از اهمیت بسیاری برخوردار است، چرا که ارسال دیر یا زودتر از موعد کارت دعوت در جریان حضور در نمایشگاه اخلال ایجاد خواهد کرد.موضوع پرداخت ورودی به نمایشگاه از جریاناتی است که طی سالهای اخیر در سایه مدیریت اشتباه و سنتی به معضل تبدیل شده است. در این زمینه توصیه می شود که پیش از نمایشگاه ضمن صحبت با متولی برگزاری نمایشگاه از آنها بخواهید تا تعداد مشخصی بلیط برای مهمانان شما صادر کنند. بنابراین با پرداخت هزینه ای ناچیز ضمن احترام به مشتریان و میهمانان، تأثیر مطلوبی بر ساز و کار کاری با آنان خواهید داشت. در این زمینه توجه داشته باشید که برای مشتریان شهرستان ارسال دعوتنامه  اهمیت بسیار بالایی دارد و تأثیر  ویژه ای خواهد داشت.ارسال دعوتنامه از طریق ایمیل با توجه به طیف بالا و هزینه پایین بسیار توصیه می شود.این شیوه همچنان که به دعوت مشتریان حال حاضر می پردازد، از منظری دیگر به ارتباط مجدد با مشتریان قدیمی ختم خواهد شد. گاهی در این راستا معضلاتی به چشم می خورد که مهم ترین آن اخلال در ارسال ایمیل، ناشی از آدرس ایمیل اشتباه است. در این شرایط اگر امکان اصلاح آرشیو اطلاعات وجود ندارد، بهترین راه، همکاری با شرکت های در بردارنده اطلاعات ارتباط است تا با صرف مبالغی ناچیز، دعوتنامه های خود را برای شرکت های مورد نظر ارسال کنید. پیشنهاد می شود ارسال ایمیل در۳ مرحله صورت گیرد تا به لحاظ زمان بندی معضلی پیش نیاید. زمان مناسب در مرحله نخست ۲ هفته پیش از رویداد است و سپس یک هفته تا ۳ روز پیش از نمایشگاه باید ارسال مجدد صورت گیرد. پس از این  ۲ مرحله همزمان با پایان روز نخست، ضمن ارائه عکس هایی از غرفه در این روز و حضور بازدید کنندگان به همان فهرست ایمیل گذشته از مخاطبان خود دعوت کنید تا طی روزهای آینده به شما بپیوندند. فراموش نکنید ارسال نسخه PDF کاتالوگ محصولات جدید به همراه ایمیل دعوتنامه کمک بسیار زیادی به معرفی مجموعه شما در قالب نمایشگاه خواهد داشت.در این سلسله ایمیل ها بستر مناسبی وجود دارد تا در خصوص مهمانان و حضور افراد ویژه نظیر مدیرعامل، مدیران فروش، مسئولان ذیربط و…اطلاع رسانی کافی انجام شود. پیشنهاد می شود، حضور افراد متخصص در زمینه فروش و تولید محصولات خود را اطلاع رسانی کنید تا مشتریان و مخاطبان با برنامه ریزی در زمانهای مورد نظر به غرفه شما رجوع کنند.معمولاً گروه های فروش و بازاریابی حضور قویتری در نمایشگاه دارند؛بنابراین اطلاع رسانی در رابطه با شیوه و جدول زمانی کسب اطلاعات فنی از متخصصان شما در نمایشگاه  کمک ویژه ای به مشتریان خواهد کرد.ارسال پیامک شیوه مرسوم و کاربردی دیگری است که برای دعوت از مشتریان توصیه می شود. در این زمینه نیز اگر پایگاه اطلاعات شما به قدر کافی مفصل نیست پیشنهاد می شود تا با مراجع و شرکت هایی که در صنف کاری شما داده های اطلاعاتی دارند، همکاری و پیام های تبلیغاتی و دعوتنامه های خود را با هزینه ای بسیار پایین برای مشتریانتان ارسال کنید. ارسال پیامک یا اس ام اس  کمپین بهتر است ۲ تا ۳ روز پیش از نمایشگاه عملیاتی شود. حتماً تلاش کنید تا ارسال کارت دعوت، ایمیل و پیامک همگی به شکلی منظم و با تکیه بر برنامه ای شفاف انجام گیرد.البته ارسال هر ۳ مرحله ارتباطی برای تمام مشتریان انجام نمی شود و کارت دعوت،منحصراً برای مشتریان ویژه است. اما این تکرار نام برند شما نزد مخاطبان تأثیری بسیار قابل توجه در آینده حرفه ای شما خواهد داشت؛ چرا که بهانه ای خواهد بود تا مسئولان بازاریابی و فروش مجموعه شما بر پایه این مسیرهای ارتباطی با مشتریان وارد مذاکره شوند. حین برگزاری نمایشگاه، اشخاصی را مسئول دریافت اطلاعات تماس و مشخصات حرفه ای مخاطبان قرار دهید تا در فرم هایی پویا و مفصل داده های یاد شده را ثبت کنند. این روش فارغ از اینکه در برقراری ارتباط قوی با مشتریان کمک فراوانی می کند، همچنین در اطلاع رسانی بعدی نسبت به حضور شما در نمایشگاه های بعدی فرصت بسیار مطلوبی به حساب می آید. فراموش نکنید که ارسال ایمیل، تماس تلفنی، ارسال نامه های بازاریابی و … همگی باید در حد فاصل یک هفته پس از اتمام نمایشگاه انجام شود. پس از پایان نمایشگاه در رسانه هایی که پیش تر اخبار و دعوت از میهمانان را منتشر کرده بودید، نسبت به حضور پر رنگ متولیان رسانه و بازدید کنندگان در غرفه خود تشکر کنید. این مطلب ممکن است به شکل آگهی یا رپورتاژی مطرح شود که هم جنبه اطلاع رسانی داشته باشد و هم موقعیت جدیدی برای معرفی برند و محصولات شما فراهم آورد.همین طور در هفته پس از نمایشگاه پوستری از حضور در نمایشگاه طراحی کنید و در قالب یک ایمیل کمپین با ذکر خبر و مشروح رویدا دهای نمایشگاه برای تمام مخاطبان خود ارسال کنید. در صورتی که سایت شرکت شما مجهز به لینک خبرنامه است، می توانید لینک این داده ها را برای کسب اطلاعات بیشتر از سوی مشتریان در این بخش قرار دهید.

افزودن دیدگاه

لطفا دیدگاه خود را بنویسید
لطفا نام خود را وارد کنید

این سایت از اکیسمت برای کاهش هرزنامه استفاده می کند. بیاموزید که چگونه اطلاعات دیدگاه های شما پردازش می‌شوند.