ساختار سازمانی در شرکت‌های هلدینگ

0
در شرکت‌های هلدینگ، با توجه به ارتباط بین افراد در خود هلدینگ و شرکت‌های زیرمجموعۀ آن، آرایش ساختار سازمانی و نقش و ارتباط بین افراد می‌تواند در چابکی سیستم‌ها تأثیر بسزایی داشته باشد. در این روش مجموعه استراتژی‌هایی طراحی می‌شود که بر اساس آن، کارها و فعالیت‌ها را به وظایف مشخصی تقسیم کرده و هماهنگی میان ‌آن‌ها را فراهم می‌کنیم. باید توجه کرد که ساختار، صرفاً یک سازوکار هماهنگی نیست، بلکه توزیع قدرت در سازمان را نشان می‌دهد و فرایندهای سازمانی را تحت تأثیر قرار می‌دهد. ساختار سازمانی به الگوهای روابط درونی سازمان، اختیار و ارتباطات دلالت دارد و روابط گزارش‌دهی، کانال‌های ارتباط رسمی، تعیین مسئولیت و تفویض اختیار تصمیم‌گیری را روشن می‌سازد. اگر سازمان را به زنجیر تشبیه کنیم و هر بخش سازمان را حلقه‌‌ای از این زنجیر تصور کنیم، بدیهی ‌است کوچک‌ترین نقص در طراحی ساختار و روشن کردن وظایف هر بخش یا شخص، می‌تواند در استحکام این زنجیر خلل ایجاد کند و پیوستگی تمامی بخش‌ها را تحت تأثیر قراردهد.
توجه به این نکته ضروری است که در این روش، عملیات و فعالیت‌های داخل سازمان آرایش می‌یابد و خطوط مسئولیت و اختیارات هر شخص به شکل مشخص تعیین می‌شود. بنابراین فرهنگ ساختار سازمانی ‌باید پیش ‌از اجرای آن در سازمان، ایجاد شود تا همگان به تأثیر این موضوع اعتقاد کامل پیدا کنند. ساختار به مدیران نشان می‌دهد که مسئول سرپرستی چه کسانی هستند و به کارکنان، مدیران را می‌شناساند تا از آن‌ها آموزش و دستور بگیرند. همچنین موارد هماهنگی بین‌ فعالیت‌های آن‌ها و بیان ارتباطات درون‌سازمانی از نظر گزارش‌دهی و گزارش‌گیری را به شکل درست و دقیق مشخص می‌کند. از ویژگی‌های یک هلدینگ چابک، توان تسریع و تسهیل در تصمیم‌گیری، واکنش مناسب به محیط و حل تعارضات بین واحدهاست. با توجه به اینکه در یک ساختار سازمانی با آرایش درست، جریان اطلاعات با سرعت زیادی اتفاق می‌افتد، اصل چابکی سیستم خودبه‌خود در مجموعه ایجاد می‌شود. برای رسیدن به این هدف باید به موضوعات مهمی پرداخته شود که از جملۀ آن‌ها می‌توان به نکات زیر اشاره کرد:
•    محتوای کاری‌ و بازدهی هر پست تا چه اندازه باید استاندارد شود.
•    روش‌ها و اندازۀ بازدهی هر پست یا واحد باید چه میزان و به چه شکل باشد.
•    برای ایجاد هماهنگی و ارتباط میان پست‌ها و واحدهای مختلف چه مکانیزم‌هایی باید طراحی شود تا سرعت هماهنگی بین این بخش‌ها زیادتر باشد.
•    در طراحی بخش‌ها و مشاغل واحدها، باید دقت شود تا هر شغل با توجه به تخصصی بودنش، در بخش مناسب قرار بگیرد. همچنین پست‌های سازمانی در آن بخش باید تعریف شود.
•    مهارت‌ها و دانش‌های مورد نیاز در هر بخش و هر پست سازمان که افراد باید بر اساس آن استخدام شوند، بررسی شود.
•    مکانیسم طراحی گروه‌بندی هر پست‌ در واحدها و واحدهای کوچک در واحدهای بزرگ‌تر مشخص شود.
•    باید میزان بزرگی هر واحد با توجه به فعالیت و درجه اهمیت آن طراحی شود.
•     موضوع مهمی که نباید از نظرها پنهان بماند، تعداد افرادی است که باید به یک مدیر گزارش دهند و زیر نظر او کار کنند. البته استانداردهای زیادی در دنیا با توجه به نوع مشاغل و مسئولیت‌ها تعریف شده است که می‌توان از آن‌ها نیز بهره برد.
•    باید میزان تفویض اختیارات و قدرت تصمیم‌گیری در هر واحد و مدیران آن تعیین شود. نکتۀ قابل تأمل در این بخش، این است که طراحی تفویض اختیارات باید به‌گونه‌ای صورت بگیرد تا در پایین‌‌ترین سطح سازمان نیز به شکل درست و کارآمد اجرا شود.
•    باید بخشی از توان تصمیم‌گیری مدیران صف به متخصصان ستادی و عملیاتی آن بخش انتقال یابد که در این تصمیم‌گیری، باید خود مدیران ارشد میزان انتقال تصمیم‌گیری در شرایط مختلف را به شکل کاملاً واضح به افراد زیرمجموعه منتقل کنند.
با توجه به اجرای نکات ذکرشده، ساختار سازمانی به شکل نمودار سازمانی که برای تمام سطوح سازمانی قابل فهم باشد، طراحی و اجرا می‌شود.
پس از گذر از این بخش باید با مطالعه بر روش‌های مختلف ساختار سازمانی نزدیک‌ترین روش به سیستم هلدینگ خود را انتخاب کنیم. حتی گاهی ممکن است در هر شرکت زیر‌مجموعۀ هلدینگ، به فراخور نوع محصول، مسئولیت‌ها و خروجی شرکت‌ها، مدل‌های متفاوتی از ساختار سازمانی را طراحی کنیم. البته در چنین مواردی باید دقت کرد که در قسمت خروجی هر شرکت و ارتباط شرکت‌ها با شرکت مادر، نظم مشخصی وجود داشته باشد.
برای مثال، طراحی ساختار سازمانی بر حسب گروه‌بندی فعالیت و بخش‌های سازمانی، از متداول‌ترین روش‌هایی است که در سازمان‌ها استفاده می‌شود. حتی در برخی شرایط با توجه به نوع فعالیت مجموعه، تنها روش چیدمان سازمان این روش است.
در این شرایط باید مجموعه‌ای از فعالیت‌ها را در یک گروه قرار داد و سپس گروه‌ها را با یکدیگر هماهنگ کرد. به این ترتیب سازمان از طریق تشکیل دایره‌ها یا گروه‌های ویژه، بخش‌های مختلف خود را به گروه‌های مختلف و تا حدی تخصصی، تقسیم می‌کند.
یکی از راه‌های منطقی این است که کارها را برحسب وظیفه به گروه‌های مهندسی، مالی، تولید، کنترل پروژه، خرید، کارگزینی و مانند این‌ها، تقسیم‌بندی کرد. طبق تجربه تشکیل دوایر بر حسب نوع وظیفه در بسیاری از سازمان‌ها کارساز واقع می‌شود. از آنجا که در این روش بخش‌ها از انعطاف خوبی برخوردارند، با توجه به تغییر اهداف سازمان، وظایف گروه‌ها نیز تغییرپذیر است.
همچنین در روش دسته‌بندی کردن بر مبنای تخصص، می‌توان با گماردن افرادی که دارای مهارت‌های مشابه هستند – در واحدهای مشابه- به‌گونه‌های مختلف صرفه‌جویی‌های اقتصادی کرد و بر میزان کارایی آن‌ها در مجموعه نیز افزود.
در صورتی که طراحی سازمان، پروژه‌محور، محصول‌محور، مشتری‌محور یا حتی بر مبنای گستردگی جغرافیایی برنامه‌ریزی شده‌ باشد، به طور کلی طراحی ساختار سازمانی در هر یک از آن‌ها تغییر می‌کند. در هلدینگ‌های تخصصی با وجود اینکه تمامی شرکت‌های زیرمجموعه در یک صنف یا موضوع تخصصی مشخص فعالیت می‌کنند، اما به دلیل اینکه موضوع عملکرد هر شرکت زیرمجموعه می‌تواند از تنوع زیادی برخوردار باشد، قطعاً نمی‌توان در همۀ شرکت‌ها از یک آرایش سیستم ساختار سازمانی استفاده کرد. بنابراین بهترین حالت این است که در خود هلدینگ روش جمع‌آوری اطلاعات افراد و سازمان‌دهی آن‌ها مبتنی بر گروه‌بندی‌های تخصصی، فنی و توانایی‌های شخصی طراحی شود تا در زمان نیاز بتواند شرکت‌های زیرمجموعۀ خود را یاری کند.
در برخی از سازمان‌ها با توجه به حساسیت نوع فعالیت آن‌ها، چه به لحاظ فنی و چه از نظر مدیریتی، باید نظارت و تقسیم وظایف تمام مراحل کار زیر نظر مقام مسئول و معاونی انجام شود که در آن موضوع تخصص کافی دارند و مسئولیت همۀ کارهایی را که در آن بخش انجام می‌شود، بپذیرند. از مزیت‌های اصلی این شیوۀ گروه‌بندی افزایش میزان مسئولیت در خصوص عملکردهاست، زیرا تمام روند فعالیت‌های مربوط به یک پروژه یا محصول خاص زیر نظر و هدایت یک مدیر قرار می‌گیرد.
اگر کارهای یک سازمان به صورت ارائۀ خدمات باشد و نه تولید محصول یا ساخت پروژه، باید گروه‌های مستقلی تشکیل شده و برای هر یک وظایف و خط مشی‌هایی مشخص و ارائه شود و همۀ افراد زیرنظر یک مسئول یا مدیر واحد اداره شوند.
همچنین برخی سازمان‌ها با توجه به گستردگی فعالیت خود، بخش‌های خود را بر مبنای منطقۀ جغرافیایی گروه‌بندی می‌کنند. برای مثال، برخی از سازمان‌های بزرگ پروژه‌محور یا فروش، دایرۀ فعالیت‌های خود را در مناطق مختلف تقسیم‌بندی می‌کنند؛ برای مثال منطقۀ غرب، جنوب، شمال و شرق کشور و مدیرهای مستقلی را برای هر بخش مستقر می‌کنند.
برخی مجموعه‌ها ناگزیرند گروه‌ها و زیرمجموعه‌های خود را بر اساس فرایند تولید تقسیم‌بندی کنند؛ مثلاً در یک پروژه، هریک از بخش‌های ساخت، تأسیسات، HSE، نظارت و… را به گروهی تقسیم کرده و سازمان آن بخش را راه‌اندازی می‌کنند. به‌گونه‌ای که از زمان ورود کالا به یک پروژه، کنترل کیفیت کالای رسیده، انبارداری، اجرا، نظارت بر نحوۀ اجرا، کنترل‌های مضاعف کیفیت ساخت، ایمنی در پروژه، مدیریت زمان و هر آنچه به اجرای پروژه بستگی دارد، در حوزۀ مشخصی تعریف می‌شود که البته با توجه به حجم کارها، این حوزه‌ها می‌توانند اشتراکاتی نیز با هم داشته باشند. افراد و مدیران هر گروه تمامی مسئولیت‌های آن بخش را می‌پ‍ذیرند و اجرا می‌کنند.
شیوۀ دیگری نیز برای گروه‌بندی وجود دارد که سازمان بر حسب نوع مشتری گروه‌بندی می‌شود؛ برای مثال فعالیت‌های فروش در یک شرکت به‌صورت متمرکز مستقر می‌شود و باز در این شرکت دایره‌هایی تعریف می‌شود که عبارت‌اند از: سازمان خرده‌فروشی، سازمان جذب سرمایه‌گذاران کلان، سازمان دریافت تسهیلات بانکی، سازمان فروش به بخش‌ها و ادارات دولتی، سازمان جذب برندهای بین‌المللی و سازمان‌هایی نظیر این. در صورتی که شرکت حقوقی مستقلی در زیرمجموعۀ هلدینگ وجود داشته باشد، بر اساس نوع سرویس‌هایی که به شرکت‌های دیگر هلدینگ یا مشتریان خود می‌دهد، دایره‌های کاری خود را طراحی می‌کند.
مقصود این است که مشخص شود هر واحد یا بخش، مسائل خاص خود را مدیریت و اجرا می‌کند و کارکنان هر بخش در کارهای ویژه‌ای تخصص دارند. به این ترتیب افراد داخل سیستم و مراجعه‌کنندگان به هلدینگ و شرکت‌های زیرمجموعۀ آن، با توجه به نوع مسئله یا مشکلی که دارند، به‌راحتی متوجه می‌شوند به کدام واحد مربوط مراجعه کنند.             
شایان ذکر است که می‌توان بخش‌هایی مانند خدمات پس از فروش، بهره‌برداری، صدای مشتری، بخش حقوقی و از این قبیل بخش‌ها ایجاد کرد که در خود هلدینگ مستقر شوند و به تمامی شرکت‌های زیرمجموعه سرویس دهند.

فرهاد روزخوش
مدیرعامل شرکت ایرانیان اطلس


افزودن دیدگاه

لطفا دیدگاه خود را بنویسید
لطفا نام خود را وارد کنید

این سایت از اکیسمت برای کاهش هرزنامه استفاده می کند. بیاموزید که چگونه اطلاعات دیدگاه های شما پردازش می‌شوند.