مهم ترین ویژگی های نرم افزار مدیریت پروژه که عملکرد پروژه را ارتقا خواهد داد

0
ویژگی های نرم افزار مدیریت پروژه

مهم ترین ویژگی های نرم افزار مدیریت پروژه:

  • زمان بندی و برنامه ریزی پروژه
  • همکاری تیمی
  • مستندسازی
  • ارائه گزارش
  • مدیریت منابع
  • مدیریت بودجه پروژه

مدیران پروژه موفق دارای مسئولیت های زیادی هستند – برگزاری جلسات، برنامه ریزی و زمان بندی، مدیریت منابع و مدیریت بودجه و تجزیه و تحلیل گزارش ها. بسته به نوع پروژه بایستی به مشخصه های مورد نظر توجه کنید. به عنوان مثال هنگام خرید نرم افزار برای پروژه ساخت و ساز بایستی به ویژگی های نرم افزار مدیریت پروژه ساخت و ساز انتخابی خود دقت نمایید و پس از کسب اطمینان از کارآمدی نرم افزار مورد نظر، آن را خریداری نمایید.

برای پیش بردن وظایف زمان بر به صورت خودکار و اداره تیم بزرگی از حرفه ای ها، مدیران نیازمند بهترین نرم افزارهای مدیریت پروژه هستند.

حدود ۷۷ درصد از شرکت ها از نرم افزار مدیریت پروژه استفاده می کنند و ۸۷ درصد شرکت های با عملکرد بالا از نرم افزارهای مدیریت پروژه بهره مند می شوند.

جهت اطمینان از اینکه جنبه های مهمی را که یک نرم افزار مدیریت پروژه باید پوشش دهد، از دست ندهید، ویژگی های نرم افزار مدیریت پروژه خوب را با هم مرور می کنیم.

پس از خواندن این مطلب، شما درک کاملی از مهم ترین و اساسی ترین ویژگی های نرم افزار مدیریت پروژه خوب به دست خواهید آورد.

۱-برنامه ریزی و زمان بندی

هنگام مدیرت یک تیم، بسیار مهم است که وظایف و مسئولیت های هر کسی مشخص و واضح باشد تا از سوء برداشت ها جلوگیری شده و اینکه هر وظیفه ای به چه کسی واگذار شده، مشخص باشد.

نرم افزار مدیریت پروژه آنلاین خوب، تعیین وظایف به اعضای تیم را میسر ساخته و اولویت ها و مهلت مقرر انجام هر وظیفه را مشخص می کند. با اضافه کردن تاریخ های مربوط به وظایف، به طور خودکار هر گاه زمان به اتمام رسیدن یک وظیفه برنامه ریزی شده فرا می رسد و آن فعالیت هنوز به اتمام نرسیده است، اخطار می دهد.

اولویت بندی وظایف

اولویت بندی وظایف بسیار مهم است، به ویژه هنگامی که مشکلات اضطراری پیش می آید. با استفاده از ابزار برنامه ریزی با جدول زمانی مشخص، نیازی به برنامه ریزی و زمان بندی دستی کل پروژه ندارید.

  ابزار مدیریت وظیفه سریع

هنگام رهبری یک تیم پروژه، شما نیاز به یک ابزار برای مشخص کردن فعالیت های آینده و اختصاص وظایف به اعضای تیم دارید.

تقویم کاری مشترک برای تیم

یک تقویم کاری برای تیم، برای برنامه ریزی و سازماندهی جلسات از دیگر الزامات نرم افزار مدیریت پروژه می باشد. ایجاد یک تقویم کاری مشترک، این اطمینان را حاصل می کند که هر کسی اعلان ها و هشدارها را دریافت می کند. شما می توانید همچنین تاریخ های مهم را به تقویم کاری تیم اضافه کنید تا بازبینی سریعی از رویدادهای مهم داشته باشید.

ابزار زمان بندی وظایف و برنامه ریزی

یک ابزار عالی برای کار تیمی، این ویژگی می باشد که کلیه وظایف برنامه ریزی شده پروژه را به نمایش گذاشته و زمان بندی فعالیت های جدید را آسان می سازد.

ویژگی های نرم افزار مدیریت پروژه

۲-همکاری

یک تیم چپروژه بزرگ ممکن است شامل دهها یا صدها نفر باشد که هر یک روی وظایف خاصی کار می کنند و دانش تخصصی خاصی در زمینه های متفاوت دارند.

اعضای تیم پروژه نیازمند آگاهی از کار دیگران هستند تا بتوانند کارشان را تکمیل کنند. بنابراین بسیار مهم است که ارتباطات سازماندهی شده و سریعی از طریق کانال های چندگانه بن اعضای تیم برقرار باشد.

به اشتراک گذاشتن فایل

بهترین نرم افزار مدیریت پروژه شامل مشخصه هایی برای به اشتراک گذاشتن فایل، تقویم کاری مشترک و لیست تماس ها می باشد. هر یک از اعضای تیم میتوانند اطلاعات را وارد سیستم کرده و دیگران هر زمان و هر جایی که نیاز داشته باشند، به آن دسترسی سریع دارند.

برخی از ابزارهای مدیریت تیم قابلیت افزودن فایل ها را به پروژه به منظور به اشتراک گذاشتن سریع، دارا می باشند. هنگام انتخاب نرم افزار برای پروژه، چک کنید که آیا فضای خالی کافی برای آپلود کردن فایل ها و اطلاعات شما دارد یا نه.

ارتباطات تیم

برخی از تأمین کنندگان نرم افزار، یک اپلیکیشن پیام رسان درون ابزار مدیریت پروژه ساخته اند.

داشبوردهای تیم

در صورت امکان، نرم افزاری را انتخاب کنید که قادر به ایجاد داشبوردهای تیم قابل دسترس برای همه باشد. شما می توانید تصاویر، نمودارها و شاخص های عملکرد کلیدی را به داشبورد خود اضافه کنید.

به اشتراک گذاشتن اطلاعات مشتری

اگر شما در یک دفتر نمایندگی کار می کنید، بسیار مهم است که اطلاعات مشتری را مدیریت و ذخیره کنید. بهترین ابزارهای مدیریت پروژه به شما در انجام این کار کمک می کنند و به شما اجازه می دهند که یک کارت مشتری ایجاد کرده و بتوانید آن را با اعضای تیم به اشتراک بگذارید.

ویژگی های نرم افزار مدیریت پروژه

۳-مستندسازی

شما همه اطلاعات پروژه را در صفحات گسترده اکسل، مدیریت نمی کنید. آیا می دانستید این صفحات، دارای ۸۸ درصد خطا هستند.

دست یابی به همه اطلاعات در یک مکان 

در دسترس بودن همه اطلاعات پروژه در یک مکان، بسیار خوب می باشد. اطلاعتی مانند وظایف کامل شده و برنامه ریزی شده، رویدادهای تقویم کاری گذشته و آینده، اطلاعات مشتری، منابع پروژه، هزینه ها و صورت حساب های فرستاده شده به مشتریان.

دسترسی سریع به اطلاعات

داشتن مجموعه اطلاعات در یک ابزار مدیریت پروژه منسجم، به شما این امکان را می دهد که به آسانی اطلاعات را با اعضای تیمتان به اشتراک گذاشته و با یک کلیک بتوانید به آن دسترسی داشته باشید. نیازی نیست برای پیدا کردن بخشی از اطلاعات، در صفحات چندگانه اکسل جابجا شوید.

هنگامی که در جستجوی بهترین نرم افزار مدیریت پروژه هستید، بپرسید که چه نوعی از اطلاعات را قادر به ذخیره سازی و مدیریت هستند.

از دیگر مزایای جمع آوری اطلاعات در یک مکان، دریافت گزارشات دقیق و با جزئیات کامل می باشد.

۴-ارائه گزارش

برای مدیریت موفق پروژه، بایستی از کاستی ها و مشکلاتی که نیاز به راه حل سریع دارد، آگاه باشید. برای فراهم نمودن یک بازبینی کامل از پیشرفت پروژه، بایستی حداقل از دو مشخصه برخوردار باشید- گزارش های بصری و داشبورد شاخص های عملکر کلیدی.

گزارش های قابل تنظیم

بهترین نرم افزار مدیریت پروژه شامل ابزارهای گزارش دهی می باشد که داده های پروژه های قبلی را جمع آوری کرده و امکان ایجاد گزارش های قابل تنظیم را فراهم می سازد.

برای مثال، شما می توانید گزارش هایی را در مورد بودجه پروژه، هزینه ها، وظایف انجام شده و عملکر اعضای تیم دریافت نمایید. همانطور که شما مجموعه اطلاعات بزرگی را به ابزار مدیریت پروژه جمع آوری کرده اید، می توانید در هر زمانی گزارش های جدیدی را ایجاد کرده و پارامترها و دسته بندی های اطلاعاتی که نیاز دارید، روی تصاویر و نمودارها انتخاب نمایید.

گزارش ها فرصت بازبینی سریع چگونگی پیشرفت پروژه را فراهم نموده و همچنین می توانید تیم های پروژه ای با بهترین عملکرد را شناسایی کنید. در صورتی که نمودارها نشان دهنده روند منفی باشند، می توانید اقدام فوری انجام دهید.

حل یک مشکل در صورتی که علت ریشه ای آن را بدانید، بسیار ساده تر خواهد بود. شما می توانید با مقایسه مقالات متعدد و بحث در مورد اعضای تیم خود، مسائل را تعیین کنید.

ویژگی های نرم افزار مدیریت پروژه

۵-مدیریت منابع

نه تنها یک تیم کاری، نیاز به مدیریت زمان دارد، موارد دیگری نیز در پروژه، نیاز به پیگیری دارند: جلسات و مصالحی که در فرآیند پروژع مورد استفاده قرار می گیرند.

برنامه ریزی منابع پروژه

یک ابزار مدیریت پروژه خوب شامل مشخصه هایی برای مدیریت پروژه می باشد. بایستی قابلیت مشخص کردن تمام منابع برنامه ریزی شده را دارا بوده و هزینه استفاده از آنها را برنامه ریزی کند. بدینوسیله از کشمکش های ممکن برای کمبود منابع جلوگیری می شود.

شما فوراً متوجه استفاده بیش از حد از یک منبع شده و می توانید تصمیم بگیرید که آیا استفاده از آن را محدود کنید و یا رهنمودهای جدیدی برای بهره برداری از آن ارائه دهید.

به عنوان یک مدیر پروژه، شما می توانید منابع را به وظایف مشخص تخصیص داده و مطمئن شوید که هر کسی منابع و ابزارهای لازم را برای تکمیل وظایفش در اختیار دارد.

۶-مدیریت کردن بودجه پروژه

در پروژه های بزرگتر، هزینه های زیادی را بایستی مستند سازی کرده و مدیریت کنید. برای مدیریت هزینه کارآمد، صفحات اکسل گزینه مناسبی نیستند.

گزارش های بودجه

شما نیاز به یک ابزار مدیریت پروژه دارید که هزینه ها را پیگیری کرده و گزارش های سریع و واضحی را از عملکرد بودجه ارائه دهد. بهترین نرم افزار بودجه بندی پروژه، به شما گزارش ماهیانه و هفتگی در رابطه با هزینه ها و مخارج می دهد.

داشبور بودجه پروژه

یک داشبور گزارش مالی ایجاد کنید و شاخص های عملکرد کلیدی چندگانه را برای منعکس کردن پیشرفت پروژه اضافه نمایید.

برای در دسترس داشتن اطلاعات به روز از پروژه، نمودارها و تصاویر را به داشبورد خود اضافه کنید. داشبورد یا گزارشات بودجه را با اعضای تیم به اشتراک بگذارید و اطمینان حاصل کنید که افراد مناسب داده ها را دریافت می کنند.

افزودن دیدگاه

لطفا دیدگاه خود را بنویسید
لطفا نام خود را وارد کنید

This site uses Akismet to reduce spam. Learn how your comment data is processed.