چالش هایی که مدیریت پروژه با آنها روبرو می شود

0

تنها حدود ۲٫۵% از شرکت ها موفق می شوند به طور رضایت بخشی پروژه هایشان را به اتمام برسانند. آیا این آمار ناامیدکننده نیست؟ مدیریت پروژه کمتر از اداره کردن یک شهر کوچک نیست. شما بایستی مراقب تمامی ابعاد پروژه مانند منابع موجود، مهلت اجرای پروژه، مدیریت بودجه، اطمینان از وجود ارتباطات مناسب، پیش بینی ریسک های بالقوه باشید، چرا که هر یک از این موارد می تواند تبدیل به یکی از چالش های مدیریت پروژه بشود.

مراقبت از همه چیز می تواند اعصاب هر کسی را به هم بریزد و اینکه چیزی یا چیزهایی از قلم بیفتد طبیعی است.

هر روزه ما داستان های مشابهی در مورد چالش هایی که مدیران پروژه با آن درگیر هستند، می شنویم. با این حال ما از این داستان ها درس نمی گیریم. آیا تا به حال فکر کرده اید چرا تنها برخی از شرکت ها در اجرای پروژه هایشان موفق هستند. دلیل این موضوع این می باشد که مدیران آنها علاوه بر داشتن توانایی برنامه ریزی، مدیریت منابع و تحویل به موقع پروژه، توانایی پیش بینی چالش هایی که ممکن است پیشرفت کلی پروژه را مختل سازد، دارا می باشند.

در این مطلب، به بررسی چالش های رایجی خواهیم پرداخت که مدیر پروژه در طول اجرای پروژه ممکن است با آنها مواجه شود.

چالش اول-واضح و روشن نبودن اهداف

چالش های مدیریت پروژه

یکی از بزرگترین چالش های مدیریت پروژه که مدیران و اعضای تیمشان ممکن است با آن مواجه شوند، این می باشد که آنچه از اجرای پروژه انتظار می رود، روشن نباشد. اگر اهداف به وضوح تعریف نشده باشند، پروژه محکوم به شکست می باشد. وقتی کسی از چگونگی و چرایی پروژه آگاه نباشد، نتیجه چیزی جز سردرگمی نخواهد بود.

شروع یک پروژه بدون اهداف مشخص و برنامه از قبل آماده شده، مانند سفر در جاده می باشد بدون اینکه بدانیم کجا خواهیم رفت و چگونه به آنجا خواهیم رسید. شما انرژی و زمان خود را به هدر خواهید داد. همچنین، کسب و کار شما بدون دوراندیشی و روشن نبودن اهداف، متضرر خواهد شد.

راه حل: بسیار مهم است که نقش ها، وظایف و مسئولیت ها و خروجی کار برای یک تیم کاری از همان ابتدا روشن باشد. به همین دلیل، ایستی جلسه ای با سهامداران برای تعریف اهداف، مهلت زمانی انجام پروژه و نتایج موردانتظار برگزار شود.

چالش دوم-تعیین مهلت زمانی غیر منطقی

چالش های مدیریت پروژه

دومین دلیلی که سبب شکست پروژه ها می شود و انچه که اغلب مدیران پروژه و اعضای پروژه با آن مواجه هستند، انتطارات غیرمنطقی مشتریان و سهامداران از آنها می باشد. اکثر برنامه های زمانی پروژه به علت موعد مقرری که در ابتدای پروژه به صورت غیرمنطقی تعیین می شود، با شکست مواجه می شوند.

در جهانی که رقابت به صورت موضوعی تهاجمی درآمده و اهداف نسبت به نیازمندی های محاسبه شده کسب و کار، غیر منطقی و غیر قابل دست یابی هستند، تنها شاهد تلاشی مأیوسانه در جهت قراردادن الزامات در محدودیت های تعیین شده خواهیم بود.

راه حل: مدیران پروژه می توانند مهلت زمانی پروژه و دیگر موضوعات مرتبط را با برنامه ریزی بی کم و کاست و تجزیه و تحلیل گزینه ها و برقراری ارتباط با افرادی که درگیر پروژه هستند و تصمیم گیرندگان اصلی، مورد توجه قرار داده و برای آنها برنامه ریزی کنند.

چالش سوم-تغییر مسیر پروژه

چالش های مدیریت پروژه

هر مدیر پروژه ای از تغییر مسیر پروژه بیشتر از هر چیزی هراس دارد. اغلب، یک پروژه در مسیری مشخص شروع می شود اما هنگامی که پیش رفت، شکل متفاوتی به خود می گیرد و شبیه آنچه که در شروع بوده است، نمی باشد. این موضوع اغلب نتیجه توسعه یک پروژه خارج از اهداف برنامه ریزی شده می باشد.

این مشکل، مدیران پروژه و اعضای تیمشان را در یک وضعیت سختی قرار می دهد که پیش بینی نشده بوده و این تغییرات جدید می تواند منجر به شکست پروژه شوند. به خاطر داشته باشید، تغییرات کوچک زیاد گاهی به اندازه یک تغییر بزرگ، می تواند به روند پروژه آسیب برساند.

راه حل: برای جلوگیری از تغییر مسیر پروژه، بهتر است اهداف پروژه(هزینه، برنامه زمانی، کیفیت) را از طریق یک فرآیند سیستماتیک با برنامه ریزی و درک نیازهای مشتری، تعیین کنید. فرضیاتی که در مورد در دسترس بودن منابع و مهلت زمانی برای دستیابی به نتایج باکیفیت می سازید، منطقی باشد. راه حل قطعی برای جلوگیری از تغییر مسیر وجود ندارد، اما مستند سازی آنچه اتفاق می افتد و به اشتراک گذاشتن چالش ها با سهامداران، تیم و مدیریت می تواند به حل این مشکل کمک کند.

چالش چهارم-کافی نبودن مهارت های تیم

چالش های مدیریت پروژه

میزان کیفیت یک تیم بستگی به کیفیت اعضای آن تیم دارد. اغلب اوقات، اعضای یک تیم بر اساس در دسترس بودنشان تعیین می شوند و تخصص آنها در نظر گرفته نمی شود. اگر اعضای تیم به اندازه کافی ماهر نباشند و آموزش ندیده باشند، در انجام وظایفشان با چالش مواجه شده و این موضوع توسعه و پیشرفت پروژه را با ریسک مواجه می کند. عدم مهارت کافی اعضای تیم یکی از مهم ترین چالش های مدیریت پروژه می باشد.

برخی از پروژه ها، سطح خاصی از دانش و تخصص را می طلبند، بنابراین بسیار مهم است که مدیران پروژه تصمیم بگیرند آیا اعضای تیم نیاز به آموزش دارند و یا فردی با مهارت های لازم را در تیم به کار گیرند. همچنین، ویژگی هایی مانند عدم مسئولیت پذیری و جوابگویی، انتقاد و عیب جویی از یکدیگر می تواند موجب ضربه وارد کردن به پروژه شود.

راه حل: مجموعه مهارت های لازم برای اجرای وظایف کاری تعیین شده را مستند سازید و نقاط قوت و ضعف هر یک از اعضای تیم را تجزیه و تحلیل کنید. در صورت لزوم، برای تقویت دانش و مهارت آنها و از بین بردن فاصله مهارتی موجود، آنها را آموزش بدهید.

چالش پنجم-ارتباطات نامناسب

چالش های مدیریت پروژه

ارتباطات ضعیف یکی از بزرگترین چالش های مدیریت پروژه می باشد. مهارت های ارتباطی بزرگترین دارایی مدیر پروژه می باشد. هنگامی که شما دستورالعمل ها را ارائه می دهید، سوال می پرسید یا در جستجوی اطلاعات هستید، همواره چالش ارتباطات روشن و باز وجود دارد.

تأکید مدیران پروژه بر روی ارتباطات موثر بی دلیل نیست، چرا که ارتباطات موفق منجر به انجام موفق پروژه خواهد شد. طبق آمار موجود، ۵۷% پروزه ها به علت شکست در ارتباطات با شکست مواجه شده اند.

راه حل: جریان های ارتباطی را برای اعضای پروژه تعیین کنید و راهی برای آگاه کردن آنها از اطلاعاتی که مورد نیازشان می باشد، توسعه دهید.

چالش ششم-پراکنده بودن تیم ها به لحاظ جغرافیایی

چالش های مدیریت پروژه

پروژه ها ذاتاً مشارکتی هستند. اما با تغییر زمانه و تغییر شرکت ها، شما ممکن است تیمی داشته باشید که در بخش های مختلف جهان پراکنده اند. اغلب اوقات، تیم های پروژه از چندین سازمان گرد هم آمده اند. اعضای تیم تنها کارمندان شرکت نیستند، بلکه مشتریان، سهامداران و فروشندگان نیز به نوعی از اعضای تیم به حساب می آیند. این تیم ها به همراه مجموعه ای از چالش ها به راه خود ادامه می دهند، چالش هایی از قبیل مناطق زمانی متفاوت، مشکل زبان های مختلف و … . پراکندگی تیم های مرتبط با پروژه از جمله چالش هایی مدیریت پروژه می باشد که مدیران با آن ممکن است مواجه باشند.

راه حل: در حال حاضر، کل تیم پروژه برای یک سازمان کار می کنند، اما افراد در مناطق گوناگون جهان مشغول به کار هستند. در اقتصادی که هر چیزی به سرعت در حرکت می باشد، اطلاعات بایستی به راحتی و به سرعت از جایی به جای دیگر منتقل شود. به کارگیری نرم افزارهای مدیریت پروژه در این شرایط ضروری به نظر می رسد.

چالش هفتم-مدیریت ریسک

چالش های مدیریت پروژه

مدیریت ریسک، شناسایی، ارزیابی و اولویت بندی ریسک ها می باشد که از طریق به کارگیری هماهنگ منابع برای به حداقل رساندن، نظارت و کنترل حوادث انجام می شود.

اغلب اوقات، پروژه ها به گونه ای که برنامه ریزی شده اند پیش نمی روند. بنابراین مدیریت ریسک یکی از مسائل مهم و از جمله چالش های مدیریت پروژه می باشد که مدیران پروژه با آن مواجه می باشند. متخصصان مدیریت می توانند بگویند که یک مدیر پروژه چگونه می تواند با توانایی هایش، ریسک هایی را که در هر زمان ممکن است پیش بیاید، مشاهده و مدیریت می نماید. این ریسک ها می توانند عدم قطعیت در بازار مالی، نقص های پنهان در برنامه پروژه یا عوامل ناشناخته ای باشند که بر موفقین پروژه تأثیر می گذارند.

راه حل: اگر چه پیش بینی هر ریسک بالقوه ای غیرممکن است، اما با برنامه ریزی استراتژیک و جمع آوری اطلاعات از قبل، مدیران پروژه می توانند پیش بینی کنند که کدام بخش پروژه ممکن است با شکست مواجه شود. با این اطلاعات، او می تواند اقدامات کنترلی را که می تواند به آنها در مواجه شدن با ریسک ها کمک کند، توسعه دهد.

چالش هشتم-عدم استفاده از نرم افزارهای مدیریت پروژه

چالش های مدیریت پروژه

کسب و کارها، چه بزرگ و چه کوچک، میزان گسترده ای پروژه، برناهه، وظایف و افراد را شامل می شوند. اگر شما از نرم افزار مدیریت پروژه استفاده نمی کنید، به احتمال زیاد ممکن است مجبور به انجام کارهایی فراتر از آنچه نیاز است، بشوید. به این صورت زمان و انرژی زیادی هدر خواهد رفت، در حالی که می توانستید آن را به بهترین و راحت ترین شکل به صورت اتوماتیک انجام دهید.

طبق مطالعاتی، دو سوم شرکت های موفق از نرم افزار مدیریت پروژه برای مدیریت کردن پروژه استفاده می کنند. بنابراین، نرم افزار مدیریت پروژه به شما کمک خواهد کرد تا بهتر برنامه ریزی کنید و اطلاعات و منابع را منسجم سازید.

راه حل: امروزه، از هر کارشناس مدیریت پروژه ای سوال بپرسید، آنها شروع به تعریف و تمجید از نرم افزار مدیریت پروژه و مزایای آن خواهند کرد.

چالش نهم-مسائل درون تیم

چالش های مدیریت پروژه

یک تیم شامل چندین عضو با وظایف متفاوت می باشد. مدیریت کردن و تأمین نیازهای آنها کاری دلهره آور است. در شرایطی که افراد زیادی در کنار هم کار می کنند، عدم توافق ها و اختلاف نظرهای زیادی ممکن است وجود داشته باشد که بر روی پروژه و محیط کاری تأثیر داشته باشد.

مسائل و ناسازگاری ها بین اعضای تیم یکی از چالش های مدیریت پروژه محسوب می شود که باید با آن مقابله کنند. آنها باید مداوم به دنبال راههایی باشند که افراد به خوبی کنار یکدیگر بتوانند کار کنند تا نتایج بهتری از پروژه حاصل شود.

راه حل: بهترین راه برای از بین بردن مسائل و منفی نگری ها در تیم، ایجاد یک محیط کاری مثبت می باشد. به عنوان یک مدیر پروژه، شما می توانید راهکارهای ساخت تیم را به کار گرفته و سبب ایجاد وحدت و کار تیمی بهتر شوید.

مدیریت پروژه، چیزی فراتر از آنچه به نظر می رسد، می باشد. مهارتی است که زمان می برد و نیاز به صبر و پشتکار دارد. مدیر پروژه بایستی به طور مداوم به عقب برگشته و شکست ها را تجزیه و تحلیل نماید و درسی را که از آنها می گیرد، به کار گیرد. هنگامی که شما روی هر چالشی تمرکز می کنید و راه مقابله با آن را قبل از شروع پروژه می یابید، آن زمان شما قادر خواهید بود که پروژه را با موفقیت مدیریت نمایید.

افزودن دیدگاه

لطفا دیدگاه خود را بنویسید
لطفا نام خود را وارد کنید

This site uses Akismet to reduce spam. Learn how your comment data is processed.